Obiettivi della Lezione
- Comprendere il concetto di stampa unione: Apprendere come automatizzare la creazione di documenti personalizzati utilizzando la stampa unione.
- Preparare i dati per la stampa unione: Creare e gestire un elenco di destinatari per la stampa unione.
- Creare documenti di stampa unione: Configurare e generare lettere, etichette e altri documenti personalizzati.
Stampa Unione
Concetto di Stampa Unione
La stampa unione è una funzionalità di Microsoft Word che consente di creare documenti personalizzati per ciascun destinatario in un elenco di dati. È particolarmente utile per inviare lettere, email, creare etichette e altri documenti simili in modo efficiente e rapido.
Preparazione dei Dati
- Creazione di un Elenco di Destinatari:
- Utilizzare un foglio di calcolo (es. Excel) per creare un elenco di destinatari con campi come nome, indirizzo, città, ecc.
- Esempio: Creare un file Excel con colonne per Nome, Cognome, Indirizzo, Città, CAP.
- Connessione all’Elenco di Destinatari:
- In Word, andare su Lettere > Seleziona destinatari > Usa un elenco esistente.
- Selezionare il file Excel precedentemente creato per connettere l’elenco dei destinatari al documento di Word.
Creazione del Documento di Stampa Unione
- Configurazione della Lettera Principale:
- Scrivere il testo della lettera o del documento principale in Word, lasciando spazio per i campi personalizzati (es. nome, indirizzo).
- Esempio: “Caro [Nome] [Cognome], ti scrivo per informarti che…”
- Inserimento dei Campi di Unione:
- Posizionarsi nel punto del documento in cui si desidera inserire un campo di unione.
- Andare su Lettere > Inserisci campo unione e selezionare il campo desiderato (es. Nome, Cognome).
- Anteprima dei Documenti Unione:
- Utilizzare l’opzione Anteprima risultati per vedere come apparirà ogni documento personalizzato.
- Verificare che tutti i campi siano stati inseriti correttamente e che il documento sia formattato come desiderato.
- Completamento e Stampa dei Documenti Unione:
- Una volta soddisfatti del risultato, selezionare Fine e unisci > Stampa documenti o Fine e unisci > Modifica singoli documenti per creare un documento separato per ciascun destinatario.
- Scegliere di stampare direttamente o salvare i documenti uniti per ulteriori revisioni.
Esercitazioni Pratiche
- Creazione di un Elenco di Destinatari:
- Creare un file Excel con almeno cinque destinatari e vari campi (Nome, Cognome, Indirizzo, ecc.).
- Esempio: Creare un elenco per inviare inviti a un evento con colonne per Nome, Cognome, Indirizzo, Città, CAP.
- Configurazione della Lettera Principale:
- Scrivere una lettera di invito personalizzata in Word e lasciare spazio per i campi di unione.
- Esempio: Scrivere “Gentile [Nome] [Cognome], siamo lieti di invitarti all’evento che si terrà…”
- Inserimento e Anteprima dei Campi di Unione:
- Inserire i campi di unione nella lettera e visualizzare l’anteprima dei documenti uniti.
- Esempio: Inserire i campi Nome e Cognome e verificare l’anteprima per ciascun destinatario.
- Stampa e Salvataggio dei Documenti Unione:
- Completare la stampa unione e stampare i documenti personalizzati o salvarli come file separati.
- Esempio: Stampare le lettere di invito o salvarle come file Word separati per ulteriori modifiche.